1.FINTRAC en 2 minutes
Le Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE en français, FINTRAC en anglais) est l'agence fédérale chargée de détecter et de prévenir le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Ce n'est pas la police. C'est un organisme de renseignement financier qui reçoit les déclarations, les analyse, et transmet les cas intéressants aux autorités compétentes (GRC, ASFC, SCRS).
FINTRAC a aussi un rôle de surveillance de la conformité. Il évalue si les entités déclarantes respectent leurs obligations. C'est dans ce rôle qu'il effectue des examens sur place, demande des documents, et impose des pénalités administratives.
2.Qui est concerné
La LRPCFAT/PCMLTFA désigne plusieurs catégories d'entités déclarantes. Les courtiers hypothécaires en sont une. L'obligation s'applique que vous soyez :
- Un courtier indépendant avec sa propre licence et aucun employé.
- Un courtier affilié à un cabinet national.
- Le dirigeant d'un petit cabinet de 2 à 10 courtiers.
- Un prêteur privé.
Le seuil « combien de dossiers » n'existe pas. Dès le premier dossier, les obligations s'appliquent pleinement. Un courtier qui fait 2 dossiers par année a les mêmes obligations qu'un courtier qui en fait 200.
3.Les 5 obligations essentielles
3.1 Vérification d'identité
Vous devez vérifier l'identité de chaque client avant d'initier la relation d'affaires et, pour certaines transactions, avant de la compléter. Les méthodes acceptées sont précisées par règlement :
- Document avec photo délivré par un gouvernement : permis de conduire, passeport, carte d'identité provinciale ou fédérale, carte de résident permanent. Le document doit être authentique, valide (non expiré) et comporter une photo qui correspond à la personne.
- Méthode à double source indépendante : deux documents provenant de sources fiables distinctes (ex. relevé bancaire et avis d'évaluation municipal).
- Processus d'attestation quand le client n'est pas physiquement présent : vérification par un mandataire, utilisation d'un service de vérification numérique reconnu.
3.2 Tenue de registres
Pour chaque client et chaque dossier, vous devez tenir un registre qui inclut :
- L'information d'identification du client (et du co-emprunteur si applicable).
- La copie de la pièce d'identité vérifiée.
- La méthode de vérification, la date, et qui a fait la vérification.
- L'objet et la nature de la relation d'affaires (dans le cas d'un dossier hypothécaire : l'intention de contracter une hypothèque).
- Les notes de diligence raisonnable à l'ouverture et tout au long de la relation.
- Les copies des rapports produits (STR, EFT, cash).
3.3 Déclarations obligatoires
Trois types de déclarations principales :
- Déclaration d'opération suspecte (DOD/STR) : quand vous avez des motifs raisonnables de soupçonner une opération liée au blanchiment d'argent ou au financement du terrorisme. Il n'y a pas de seuil financier. Même une « tentative » doit être déclarée. Délai : avec diligence, ce qui en pratique veut dire quelques jours, pas quelques semaines.
- Déclaration d'opérations importantes en espèces : 10 000 $ ou plus en espèces, en une transaction ou en multiples transactions agrégées selon la règle des 24 heures.
- Déclaration de télévirement international : télévirement de 10 000 $ ou plus vers ou depuis l'étranger.
Les courtiers hypothécaires ne voient pas souvent d'espèces (le financement passe par le notaire). Les DOD sont l'obligation la plus délicate : il faut avoir l'œil pour détecter une situation anormale (source de fonds floue, dépôt récemment constitué sans explication, co-signataire inhabituel).
3.4 PPE : personnes politiquement exposées
Certains clients sont des personnes politiquement exposées (PPE) : élus, hauts fonctionnaires, dirigeants d'entreprises d'État, chefs militaires, et les membres de leur famille proche. Quand vous en identifiez un :
- Approbation par une personne de la haute direction (votre responsable de la conformité si vous êtes solo).
- Mesures renforcées de vérification de la source des fonds et de la source du patrimoine.
- Surveillance continue plus rigoureuse de la relation d'affaires.
Il existe des services de filtrage PPE (WorldCheck, ComplyAdvantage, Dow Jones). Pour un courtier solo, une recherche structurée sur la base publique parlementaire fédérale/provinciale peut suffire pour un premier dépistage, mais il faut documenter la démarche.
3.5 Programme de conformité écrit
Cinq composantes obligatoires :
- Nomination d'un responsable de la conformité. Même si vous êtes solo, vous devez formellement vous désigner et dater cette nomination.
- Politiques et procédures écrites couvrant l'ensemble des obligations ci-dessus.
- Évaluation des risques documentée, à jour au moins annuellement. Classe vos clients par niveau de risque (faible, moyen, élevé) selon des critères précis.
- Programme de formation continue. Documentez chaque session : date, contenu, participants.
- Examen de l'efficacité tous les deux ans au minimum. Idéalement par une personne externe ou indépendante du responsable de la conformité.
4.Les pièges les plus fréquents
4.1 Confondre « j'ai vu la pièce d'identité » avec « j'ai vérifié l'identité »
Regarder un passeport lors d'un appel vidéo n'est pas une vérification documentée. Il faut : une copie conservée, la date, la méthode, le nom du vérificateur.
4.2 Le programme de conformité « copié-collé »
Télécharger un modèle en ligne, y inscrire votre nom, et ne plus jamais l'ouvrir. FINTRAC reconnaît ces documents en deux minutes lors d'un examen. Un programme doit refléter votre pratique réelle.
4.3 La formation annuelle qui n'existe pas sur papier
Vous lisez les bulletins FINTRAC. Parfait. Mais si ce n'est pas documenté (date, sujet, durée), ça n'existe pas pour FINTRAC. Une feuille de registre de formation suffit, mais il en faut une.
4.4 Les dossiers « sans risque »
Le client est votre cousin, vous le connaissez depuis 20 ans. FINTRAC s'en moque. Les obligations s'appliquent de la même manière. Aucun dossier n'est exempté par la familiarité.
4.5 Les pièces par courriel non chiffré
Recevoir les passeports et T4 par courriel standard crée une exposition Loi 25 + PIPEDA. Un incident de confidentialité sur ces données déclenche une obligation de notification à la CAI ou au CPVP.
5.Conservation des registres
La règle de base : 5 ans à compter de la fin de la relation d'affaires avec le client (ou 5 ans après la création du document selon la catégorie précise). En pratique, la manière prudente est de conserver tous les registres liés à un dossier pendant 5 ans après la clôture du dossier.
Les registres doivent être accessibles dans un délai de 30 jours à la demande de FINTRAC. Les classeurs au sous-sol avec des boîtes non indexées posent problème quand un avis arrive. Un stockage numérique indexé par nom de client et date est la seule approche opérationnelle viable.
6.Que se passe-t-il lors d'un examen
6.1 L'avis initial
FINTRAC envoie un avis écrit, généralement 2 à 4 semaines avant l'examen. L'avis précise la date, la portée (période couverte, types de dossiers), et la liste initiale de documents à préparer.
6.2 Avant l'examen
Vous avez le temps de rassembler ce qui est demandé. C'est à ce moment que les courtiers découvrent les trous. Préparer calmement 4 semaines à l'avance est radicalement différent de préparer dans la panique la veille.
6.3 L'examen lui-même
Il peut durer une journée ou plusieurs semaines selon la taille de la pratique. L'examinateur demande des dossiers par échantillon, pose des questions sur les procédures, vérifie que le programme écrit correspond à la réalité.
6.4 Le rapport de constat
FINTRAC produit un rapport listant les observations. Vous avez un délai pour y répondre. Si des violations sont confirmées, FINTRAC peut imposer une pénalité administrative (nouvelle échelle Bill C-12) ou, dans les cas les plus graves, transmettre le dossier au Ministère public.
7.Checklist mensuelle
À faire une fois par mois, ça prend 20 minutes, ça sauve des heures :
- Réviser les dossiers ouverts : toutes les vérifications d'identité sont documentées ?
- Classer les pièces qui traînent dans les courriels vers le dossier officiel.
- Mettre à jour l'évaluation des risques si un profil client sort des normes.
- Noter toute session de formation faite dans le mois.
- Si une situation suspecte a été observée mais pas déclarée : revoir, décider, et déclarer si applicable.
- Vérifier que les sauvegardes numériques des registres sont à jour et accessibles.
Hypora automatise une bonne partie de ces routines : horodatage automatique des vérifications d'identité, classement par dossier, génération des rapports FINTRAC exportables en PDF, liste des pièces manquantes avant fermeture de dossier. Le courtier reste décideur et responsable de la conformité. Hypora documente ce qu'il fait.