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Votre procédure dit que l’identité du client doit être vérifiée. Très bien. Prenez maintenant quelques dossiers : peut-on retrouver quand la vérification a eu lieu, comment elle a été faite et quelle trace a été conservée ? C’est le genre de question que pose l’examen bisannuel de l’efficacité. Il cherche l’écart possible entre le programme écrit et le travail réel.
CANAFE demande un plan documenté et un examen au moins tous les deux ans. Le plan doit couvrir les politiques et procédures, l’évaluation des risques et le programme de formation lorsqu’il s’applique. Le cabinet doit pouvoir expliquer les tests effectués, leurs résultats et les corrections apportées.
Deux examens différents
On dit parfois « préparer mon examen CANAFE » pour deux événements. La distinction change tout :
Votre examen d’efficacité
Vous le faites réaliser pour tester votre propre programme. Vous choisissez une méthode, examinez des éléments concrets et consignez les résultats.
L’examen mené par CANAFE
L’organisme vérifie la conformité de votre entreprise. Il peut alors demander à voir le plan et les résultats de votre examen d’efficacité. Le guide FINTRAC du courtier décrit ce contrôle.
Le manuel d’évaluation de CANAFE indique que ses examinateurs regardent notamment la portée, la méthode, les pièces à l’appui et la suite donnée aux constats. Gardez donc le chemin qui mène d’un test à sa conclusion.
La date de votre premier examen
Pour les entreprises du secteur hypothécaire assujetties depuis le 11 octobre 2024, CANAFE dit s’attendre à un premier examen terminé avant le 11 octobre 2026. C’est l’attente publiée pour cette cohorte, pas une date à appliquer automatiquement à toute entreprise. Si votre activité assujettie a commencé plus tard ou si votre situation est particulière, vérifiez la date qui vous concerne.
Autre nuance du Guide 4 : les examens doivent avoir lieu au moins tous les deux ans; le suivant doit être entrepris dans les 24 mois suivant le début du précédent, et le précédent doit être terminé avant d’en commencer un autre. Gardez les dates de début et de fin, pas seulement l’année inscrite sur un rapport.
Ce que le plan doit couvrir
Un intitulé « vérification des dossiers » ne dit ni pourquoi ces dossiers ont été choisis ni ce qui a été vérifié. La directive de CANAFE demande de consigner un plan qui comprend tous les éléments du programme. Elle indique que la portée dépend notamment de la complexité de l’entreprise, du volume d’opérations, des résultats antérieurs et des risques actuels.
Avant d’ouvrir un dossier, écrivez cinq choses :
- La période et les activités couvertes. Quelles versions des procédures étaient alors en vigueur ?
- Les domaines examinés. Politiques, évaluation des risques, formation applicable, puis les obligations concrètes concernées par vos activités.
- Le choix des dossiers. Quels critères servent à sélectionner l’échantillon et pourquoi ?
- La méthode. Revue documentaire, dossiers, entretiens avec les employés ou mandataires, selon le cas.
- La façon de noter les résultats. Pour chaque test : pièce consultée, constat, limite et suite prévue.
Tester les dossiers, sans présumer du résultat
CANAFE cite l’examen d’un échantillon de documents pour vérifier si les politiques et procédures de vérification d’identité sont respectées. Avant ce test, relevez la version de la procédure applicable et la période examinée. Consignez les critères de sélection des dossiers et la taille de l’échantillon dans le plan. La directive ne fixe pas un nombre universel de dossiers à tester.
Pour chaque dossier retenu, confrontez les étapes prévues aux pièces conservées. Notez ce que les documents montrent, ce qu’ils ne montrent pas et les limites de votre vérification. Appuyez chaque constat sur une pièce consultable. Les résultats réellement observés détermineront ensuite les corrections et les contrôles de suivi.
CANAFE cite l’échantillonnage de dossiers, les entretiens et l’examen de documents parmi les méthodes possibles. La taille et le choix de l’échantillon doivent être expliqués dans le plan.
Rapport et corrections
Le rapport doit laisser une piste compréhensible : date et période de l’examen, personne qui l’a mené, tests, résultats, lacunes, recommandations et plan d’action. Un tableau simple suffit si l’on peut remonter de chaque constat à la pièce examinée. Conservez aussi ce qui n’a pas pu être vérifié; masquer une limite rend le rapport moins utile.
Pour une entité, CANAFE demande une transmission écrite à un cadre dirigeant dans les 30 jours suivant la fin de l’examen. Elle doit contenir les résultats, les autres mises à jour des politiques et procédures pendant la période visée et l’avancement des changements. Ces 30 jours ne prolongent pas la période pour mener l’examen lui-même.
Fermez la boucle : pour chaque lacune, indiquez qui corrige, ce qui change, et comment vous vérifierez que la correction fonctionne. Le rapport n’est pas terminé dans la pratique si les mêmes écarts reviennent sans suivi.
Qui peut faire l’examen ?
CANAFE permet un auditeur interne ou externe ou, si vous n’en avez pas, un examen réalisé par vous-même. La personne devrait bien connaître les obligations applicables. Confier l’examen à quelqu’un qui ne participe pas directement au programme est présenté comme une pratique exemplaire d’impartialité, pas comme une obligation générale d’engager un consultant.
Si vous travaillez seul, documentez clairement votre méthode et ses limites. Le Guide 4 précise aussi qu’un propriétaire unique sans employés, mandataires ou autres personnes autorisées à agir en son nom n’a pas à établir un programme de formation pour lui-même. Les autres éléments applicables du programme restent à examiner.
La liste de vérification avant de signer
- La date applicable à mon entreprise est vérifiée et l’examen est terminé à temps.
- Mon plan couvre les éléments pertinents du programme et explique la portée, les méthodes et l’échantillon.
- Chaque résultat est rattaché à une pièce ou à un entretien identifiable.
- Les lacunes, les limites, les responsables et les dates de suivi sont consignés.
- Si je suis une entité, la transmission écrite au cadre dirigeant est planifiée après la fin de l’examen.
La meilleure préparation commence avant la rédaction du rapport : des dossiers bien tenus rendent les tests possibles. Voyez comment Hypora conserve la trace du travail effectué dans chaque dossier. L’examen du programme, ses conclusions et la responsabilité réglementaire demeurent ceux de l’entreprise.